Missä järjestyksessä teemme työmme? Yksi tapa on tehdä asiat valmiiksi sitä mukaa, kun ne eteen tulevat. Toinen tapa on ajatella, että kiireelliset asiat ovat aina tärkeitä ja keskittyä niihin. Molemmat vaihtoehdot ovat huonoja.
Työtä kannattaa miettiä kahdesta eri näkökulmasta. On tärkeitä ja vähemmän tärkeitä tehtäviä.
On kiireellisiä ja vähemmän kiireellisä tehtäviä. Tärkeys ja kiireellisyys ovat siis eri asioita.
Kiireellisiä ja tärkeitä työtehtäviä on asiakkaiden palvelu, reklamaatioon tai soittopyyntöön vastaaminen. Asiakkaiden suuntaan kannattaa toimia viipymättä. Aika hoitaa –periaate on vaarallinen. Laadun tuottaminen, toimitusten oikea-aikaisuuden varmistaminen ja asiakaslaskutus ovat selvästi myös asioita, jotka kannattaa tehdä ajallaan.
Asiantuntijatehtävissä saattaa suuri osa päivästä kulua erilaisissa palavereissa. Niiden aikataulutus on usein ulkoa ohjattua. Ovatko ne kaikki tärkeitä vai voiko jonkun jättää pois? Pitääkö sähköposteihin vastata heti vai riittääkö kerran-kaksi päivässä. Pitääkö päivän lehti lukea heti? Sähläävä pomo tai työkaverit saattavat luoda kiireen tuntua ympärilleen. Näitä kannatta pohtia, kun yrittää tunnistaa kiireelliset ja vähemmän tärkeät asiat. Onko kiire todellinen? Voiko asian tehdä myöhemmin? Voiko jättää tekemättä kokonaan?
Suuren virheen tekee, mikäli ei tunnista tärkeitä, vähemmän kiireellisiä asioita. Tähän ryhmään kuuluvat suunnittelu- ja kehittämistyöt. Vaikka olisi vastuussa vain itselleen, kannattaa omaa työtään aika ajoin pohtia. Monessa tehtävässä joutuu pitämään itsensä ajan tasalla alansa ja maailman tapahtumista. Tärkeää on erottaa satunnainen häly oleellisista asioista. Jatkuva pörssikurssin seuraaminen on yhtä hyödyllistä kuin teeveen lumisateen katselu. Olleelliset asiat tulevat esiin, kun malttaa katsoa asioita hieman pidemmällä aikajänteellä. Lehtien kerääminen kasaan ja niiden silmäily viikottain tai jopa kuukausittain säästää suuresti aikaa. Samalla automaattisesti keskittyy oleellisiin asioihin. Tärkeät asiat pysyvät pinnalla aina pidempään.
Mikäli asiat eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä, voi ne jättää tekemättä. Entisellä kollegallani oli kaksi paperipinoa työpöydällään. Toisessa luki ”pitää hoitaa” ja toisessa ”aika hoitaa”. Ei yhtään hullu periaate, kunhan osaa laittaa paperit oikeaan pinoon. Tähän kategoriaan kuuluu myös Facebookin tai muiden työhön liittymättömien some-työkalujen päivitykset ja tsekkaukset.
Työpaikoilta löytyy myös lörpötteleviä työkavereita, jotka estävät oman työn tekemisen.
Näille on opittava sanomaan jämäkästi mutta kohteliaasti, että ei pysty juuri nyt keskusteluun keskittymään, koska on kiireellisiä ja tärkeitä työasioita hoidettavana.
 |
| Ajatukset selkiytyvät unohtamalla työt ja menemällä vaikka luontoon. |
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti